Cómo digitalizar formularios escaneados con AWS Textract
🎯 Introducción
En la era digital, las organizaciones se enfrentan al reto de transformar montañas de documentos físicos o escaneados en datos estructurados útiles para análisis y toma de decisiones. En este artículo te mostramos cómo integrar AWS Textract, Step Functions Distributed Map y S3 Tables para extraer datos automáticamente desde formularios escaneados y exportarlos para análisis o almacenamiento. Además, te explico cómo Sistemas Cloud SYH, como partner de AWS en Perú, puede ayudarte a desplegar esta solución y acelerar tu transformación digital.
🧩 ¿Por qué extraer datos de documentos escaneados?
- Formularios, encuestas, contratos, facturas y expedientes siguen generando datos valiosos que muchas veces están encerrados en PDF o imágenes.
- Extraer estos datos manualmente consume mucho tiempo, es propenso a errores humanos y limita la escalabilidad.
- Automatizar la extracción permite transformar documentos en tablas estructuradas que pueden analizarse con herramientas BI, ML o integrarse a sistemas internos.
🚀 Solución propuesta: Arquitectura con AWS Textract + Step Functions Distributed Map
AWS propone un enfoque serverless que soporta procesos paralelos a gran escala mediante Step Functions Distributed Map, extrayendo los datos con Textract y exportándolos a S3 Tables para análisis posteriores.
Esta arquitectura permite manejar millones de documentos, dividir el trabajo en workflows hijos, controlar la concurrencia y supervisar el progreso
📤 Ingesta / disparo
- Un usuario sube formularios escaneados (PDFs) a un bucket S3.
- Se configura un evento programado con EventBridge Scheduler que inicia la ejecución del state machine de Step Functions.
📑 Iteración paralela con Distributed Map
- El estado Distributed Map lista los objetos nuevos del bucket y lanza workflows hijos para cada archivo (o lote). Cada
- hijo procesa un documento de forma paralela, con control de concurrencia y manejo de errores.
⚙️ Llamadas a AWS Textract
Cada workflow hijo hace una llamada a la API AnalyzeDocument de Textract con “QueriesConfig” para extraer campos específicos (nombre completo, teléfono, dirección, intereses, fecha, etc.).
Amazon Web Services, Inc.Esto convierte el contenido del documento en una estructura JSON con los datos extraído
𝄜 Envío / Almacenamiento
Los datos extraídos se envían a través de Kinesis Data Firehose hacia S3 Tables (en formato Apache Iceberg).
Firehose hace el manejo de buffer, transformación y entrega.
📊 Consultas posteriores
Una vez los datos están en S3 Tables, cualquier herramienta compatible (Athena, QuickSight, etc.) puede consultarlos con SQL directamente.
📈 Beneficios y ventajas competitivas
✅ Escalabilidad extrema: gracias a Distributed Map puedes procesar altos volúmenes en paralelo con control de concurrencia.
✅ Monitorización y confiabilidad: los workflows hijos tienen historiales independientes, visibilidad de errores y posibilidad de reintentos.
✅ Menos código operativo: al apoyarte en servicios gestionados (Textract, Firehose, Step Functions), reduces la carga operativa.
✅ Costos optimizados: solo pagas por las invocaciones y transiciones de los workflows según uso real.
✅ Flexibilidad para casos de uso múltiples: aunque el ejemplo se refiere a formularios de interés, esta solución puede adaptarse para facturas, contratos, aplicaciones, historiales clínicos, etc.
«Gracias al acompañamiento experto de Sistemas Cloud SyH, Yarviz logró una migración exitosa hacia AWS, transformando por completo su infraestructura tecnológica. Esta transición permitió a la plataforma escalar automáticamente según la demanda, garantizando alta disponibilidad incluso durante eventos de alto tráfico como campañas promocionales o fines de semana.»
💡 Casos de uso detallados de extracción documental con AWS Textract + Step Functions
📌 1. Formularios digitales y físicos (eventos, encuestas, atención al cliente)
Ideal para empresas que reciben cientos o miles de formularios en PDF, escaneados o imágenes.
Ejemplos de extracción automática:
Nombre completo
Email
Número de teléfono
Dirección
Intereses seleccionados
Fecha de registro
Consentimientos o checkboxes
Aplicaciones prácticas:
Registros de eventos y ferias comerciales
Formularios de contacto o soporte
Encuestas físicas o digitales
Formularios de reclutamiento
Declaraciones juradas u hojas de inscripción
➡ Con esta solución, toda esa información se exporta directamente a S3, CRM, bases de datos o herramientas de marketing sin intervención manual.
📌 2. Facturas y comprobantes de pago
Perfecto para contabilidad, retail, logística, fintech y proveedores.
Datos que se pueden extraer automáticamente:
RUC / NIT / CIF
Razón social del emisor y receptor
Número de factura
Fecha de emisión y vencimiento
Moneda y monto total
Subtotales e impuestos
Lista de ítems o conceptos facturados
Aplicaciones reales:
Automatización contable
Validación en compras o cuentas por pagar
Integración con ERP (SAP, Odoo, Oracle, Dynamics, etc.)
Auditorías y reportes financieros
➡ Se elimina el ingreso manual de datos y se acelera la conciliación contable.
📌 3. Contratos y documentos legales
Ideal para estudios legales, inmobiliarias, recursos humanos, notarias, constructoras y banca.
Extracción automática de:
Nombres y datos de las partes involucradas
Número de contrato
Fechas de inicio y término
Cláusulas clave (como penalidades, renovaciones, confidencialidad)
Firmas, anexos o términos específicos
Casos de aplicación:
Contratos laborales
Arrendamientos y compraventas
Convenios comerciales
Pagarés y garantías
Documentos notariales
➡ La digitalización permite búsqueda rápida, control documental y automatización de renovaciones o cumplimiento.
📌 4. Expedientes, archivos públicos y documentos institucionales
Muy útil para entidades públicas, educación, salud, justicia, banca, seguros y trámites ciudadanos.
Campos que pueden extraerse:
DNI / cédula / pasaporte
Número de expediente
Fecha de emisión
Nombre del titular
Dirección o entidad emisora
Observaciones, antecedentes o historial
Ejemplos de uso real:
Historias clínicas
Registros académicos o certificados
Partidas, licencias y resoluciones
Documentos judiciales o administrativos
Solicitudes de préstamos o subvenciones
➡ Permite búsqueda rápida, trazabilidad y carga automática a sistemas internos.
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